Moderne Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Beschaffungsprozesse effizient, transparent und kostensparend zu gestalten. Besonders bei C-Artikeln – Produkten mit niedrigem Warenwert, aber hohem Bestellvolumen – ist der manuelle Aufwand oft unverhältnismäßig hoch. Genau hier bietet eProcurement einen entscheidenden Vorteil: die Automatisierung des gesamten Einkaufsprozesses. Caféstra ist seit über 18 Jahren in diesem Bereich tätig und begleitet Unternehmen verschiedenster Branchen bei der digitalen Optimierung ihrer Einkaufsstruktur.

eProcurement beschreibt die vollelektronische Beschaffung von Produkten über unternehmenseigene Plattformen oder ERP-Systeme. Statt telefonischer Bestellungen, unstrukturierter E-Mail-Kommunikation oder manuell gepflegter Excel-Listen läuft der gesamte Einkaufsprozess zentral, systemgestützt und regelbasiert ab – vom Abruf des Produktkatalogs bis zur digitalen Rechnungsstellung. Bestellungen erfolgen direkt über standardisierte Schnittstellen wie OCI oder cXML, wodurch Medienbrüche vermieden und alle Vorgänge dokumentiert werden.

Das spart nicht nur Zeit und entlastet Ihre Einkaufsabteilung, sondern reduziert auch typische Fehlerquellen wie doppelte Bestellungen, Zahlendreher oder falsche Artikelnummern. Freigabeprozesse lassen sich automatisieren und rollenbasiert zuweisen, Budgets können hinterlegt und Bestellhistorien in Echtzeit nachverfolgt werden. Durch die vollständige Integration in bestehende Systeme wird der Einkauf messbar effizienter, transparenter und revisionssicher – eine moderne, zukunftsfähige Lösung für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse nachhaltig optimieren möchten.

Caféstra bietet die Anbindung an gängige eProcurement-Systeme über sogenannte PunchOut-Kataloge – entweder per OCI (Open Catalog Interface) oder cXML (commerce eXtensible Markup Language). Diese Technologien ermöglichen es, das vollständige Sortiment von Caféstra nahtlos in Ihr bestehendes ERP- oder Beschaffungssystem zu integrieren. Ihr Einkaufsteam kann so direkt aus der vertrauten Systemumgebung heraus auf den Caféstra-Online-Shop zugreifen, Artikel im individuell zugeschnittenen Sortiment auswählen und den gefüllten Warenkorb automatisiert als elektronische Bestellung (Purchase Order) an das eigene System zurückspielen.

Dadurch entfallen manuelle Dateneingaben, doppelte Arbeitsschritte und potenzielle Übertragungsfehler. Alle Informationen – von Artikelnummern über Preise bis hin zu Lieferbedingungen – sind stets aktuell und systemseitig verknüpft. Bestellprozesse laufen standardisiert und revisionssicher ab. Besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten, dezentralen Teams oder einer zentralisierten Einkaufsorganisation stellt diese Lösung einen erheblichen Effizienzgewinn dar.

Zudem profitieren Sie von vollständiger Transparenz: Sie können jederzeit nachvollziehen, welche Nutzer welche Artikel bestellt haben, welche Budgets ausgeschöpft wurden oder welche Liefermengen erforderlich sind. So wird die Beschaffung nicht nur schneller und sicherer, sondern auch strategisch steuerbar.

Für Unternehmenskunden richtet Caféstra maßgeschneiderte Accounts ein, die auf die Organisationsstruktur des jeweiligen Unternehmens abgestimmt sind. Diese Benutzerkonten lassen sich individuell konfigurieren und ermöglichen es, mehreren Mitarbeitenden den Zugang zum Caféstra-Shop zu gewähren – mit jeweils genau definierten Rechten und Rollen. So kann etwa das Team im Bürobedarf Bestellungen vorbereiten, während die Einkaufsleitung diese im System freigibt.

Durch die gezielte Rechtevergabe lassen sich typische Workflows digital abbilden: Wer darf bestellen? Wer gibt frei? Welche Budgets stehen zur Verfügung? Welche Artikel sind freigegeben? So entsteht ein strukturiertes, nachvollziehbares und gleichzeitig flexibles Einkaufssystem, das sich besonders für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, Filialen oder Standorten eignet. 

Die Benutzerverwaltung ist dabei vollständig in das eProcurement-System integriert. Das sorgt für Transparenz und Kontrolle – alle Aktivitäten lassen sich protokollieren und auswerten. Gleichzeitig wird der operative Einkauf entlastet, weil klare Zuständigkeiten definiert und wiederkehrende Prozesse automatisiert werden können.

Neben der technischen Integration spielt der inhaltliche Zuschnitt des Sortiments eine zentrale Rolle im eProcurement. Caféstra erstellt für jedes Unternehmen individuelle Produktkataloge, die exakt auf dessen tatsächlichen Bedarf abgestimmt sind. Dabei können bevorzugte Marken, branchenspezifische Anforderungen oder interne Einkaufsrichtlinien ebenso berücksichtigt werden wie Nachhaltigkeitskriterien, vegane Produktlinien oder exklusive Artikel für bestimmte Abteilungen oder Standorte.

 Die individuell konfigurierbaren Kataloge ermöglichen eine gezielte Steuerung der Einkaufsprozesse. Produkte, die nicht den Unternehmensstandards entsprechen, werden konsequent ausgeblendet. Gleichzeitig lassen sich Preise, Staffelrabatte und Sonderkonditionen unternehmensspezifisch festlegen und im System hinterlegen. So ist sichergestellt, dass alle Bestellungen auf Basis verhandelter Konditionen erfolgen – unabhängig davon, welcher Mitarbeitende sie auslöst. 

Diese Katalogstruktur ermöglicht einen einheitlichen, effizienten und kontrollierten Beschaffungsprozess über alle Unternehmensbereiche hinweg. Gleichzeitig wird der Verwaltungsaufwand reduziert, da keine manuelle Nachbearbeitung von Bestellungen notwendig ist. Unternehmen profitieren damit nicht nur von Kostentransparenz, sondern auch von einer klaren, regelkonformen Einkaufsführung.

Caféstra bietet ein umfassendes Sortiment mit über 1.000 sofort verfügbaren Artikeln, speziell ausgerichtet auf die Anforderungen der Büro- und Unternehmensverpflegung. Das Angebot reicht von klassischen Kaffeeprodukten – ganze Bohnen, gemahlener Kaffee, Pads, Kapseln und Instantkaffee – bis hin zu hochwertigen Teesorten, Trinkschokoladen, Kakaopulvern und ergänzenden Füllprodukten wie Milchpulver, Toppings, Zucker oder Süßungsmitteln. Dabei berücksichtigt Caféstra sowohl konventionelle als auch Bio- und Fairtrade-zertifizierte Produkte für eine nachhaltige Unternehmensverpflegung.

Darüber hinaus führt Caféstra ein breites Spektrum an Zubehör, das für den täglichen Betrieb Ihrer Kaffee- oder Teeküche unerlässlich ist. Dazu zählen unter anderem Einwegbecher und passende Deckel, Rührstäbchen, Reinigungs- und Pflegeprodukte für Automaten, Wasserfilter, Milchkühler sowie professionelle Wasserspender. Auch Küchenzubehör wie Mikrowellen, Grills, Aufbewahrungslösungen oder Spenderlösungen runden das Sortiment ab.

Dank des zentralen Warenlagers und der klar strukturierten Logistik profitieren Sie von schnellen Lieferzeiten und einer hohen Verfügbarkeit. So können Sie sämtliche Bedarfe rund um Ihre Büroverpflegung über einen einzigen, spezialisierten Anbieter abdecken – effizient, zuverlässig und mit minimalem Organisationsaufwand.

Die eProcurement-Lösungen von Caféstra sind bewusst so gestaltet, dass sie für Unternehmen jeder Größenordnung geeignet sind – vom inhabergeführten Handwerksbetrieb über mittelständische Dienstleister bis hin zu international tätigen Konzernen mit komplexer Standortstruktur. Auch öffentliche Einrichtungen, Bildungseinrichtungen, Kanzleien, medizinische Versorgungszentren oder eingetragene Vereine nutzen zunehmend die Vorteile digitaler Beschaffung.

Gerade bei regelmäßigem Bedarf an Verbrauchsartikeln wie Kaffee, Tee, Milch, Bechern oder Reinigungsprodukten entfaltet eProcurement sein volles Potenzial. Wiederkehrende Bestellungen lassen sich automatisieren, Bezugsquellen zentralisieren und die Versorgungssicherheit erhöhen – unabhängig davon, ob es sich um eine einzige Geschäftsstelle oder ein bundesweit verteiltes Filialnetz handelt.

Dezentrale Organisationen profitieren von der Möglichkeit, Bestellungen lokal auszulösen, während zentrale Einkaufsabteilungen weiterhin die volle Kontrolle über Budgets, Sortimente und Preise behalten. Die klare Systemstruktur sorgt dabei für einen standardisierten, revisionssicheren Ablauf und reduziert interne Abstimmungsaufwände erheblich. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Wirtschaftlichkeit der gesamten Beschaffung messbar verbessert.

Caféstra ist die B2B-Marke von ODTV.de – einem erfahrenen Fach- und Großhändler, der sich seit über zwei Jahrzehnten auf die gewerbliche Kaffee- und Heißgetränkeversorgung spezialisiert hat. Seit der Gründung im Jahr 2005 hat sich das Unternehmen kontinuierlich weiterentwickelt und zählt heute über 7.000 Kunden im In- und Ausland zu seinem festen Kundenstamm. Darunter befinden sich Einzelunternehmen, Mittelständler, Großkonzerne sowie zahlreiche Institutionen und öffentliche Einrichtungen.

Bereits seit 2008 bietet ODTV seinen Kunden digitale Bestellmöglichkeiten und gehört damit zu den frühen Anbietern elektronischer Beschaffung im Bereich Büroverpflegung. Die eProcurement-Kompetenz von Caféstra ist nicht theoretisch, sondern das Ergebnis langjähriger praktischer Erfahrung. Sie basiert auf einer Vielzahl erfolgreich umgesetzter Kundenprojekte, individueller Systemanbindungen an ERP- und Plattformlösungen sowie einer konsequent lösungsorientierten Arbeitsweise.

Dabei steht immer der konkrete Bedarf des Kunden im Mittelpunkt – sei es die einfache Shop-Nutzung mit Benutzerverwaltung oder die vollständige Integration in komplexe Beschaffungssysteme über OCI, cXML oder individuelle Schnittstellen. Das macht Caféstra zu einem verlässlichen Partner für Unternehmen, die Wert auf Qualität, Flexibilität und Digitalisierung im Einkauf legen.

Nachhaltigkeit ist bei Caféstra kein Trend, sondern seit Jahren fest verankerter Bestandteil der Unternehmensphilosophie. Bereits seit 2014 ist Caféstra – und damit die ODTV GmbH – offiziell biozertifiziert. Zudem ist das Unternehmen Lizenznehmer von Fairtrade und damit berechtigt, fair gehandelte Produkte aktiv zu vertreiben. Diese Zertifizierungen unterliegen regelmäßigen Kontrollen und dokumentieren das langjährige Engagement für verantwortungsvolles und umweltbewusstes Wirtschaften.

Das Sortiment umfasst eine breite Auswahl an Bio-Kaffees, Bio-Kakaoprodukten sowie Fairtrade-zertifizierten Artikeln, die höchsten Qualitätsstandards entsprechen. Auch Produkte aus nachhaltiger Landwirtschaft oder mit weiteren Umweltzertifikaten – wie Rainforest Alliance oder UTZ – sind fester Bestandteil des Portfolios.

Unternehmen, die ihre Beschaffung digitalisieren und vereinfachen möchten, finden in Caféstra einen erfahrenen, zuverlässigen und serviceorientierten Partner. Unser Anspruch ist es, nicht nur Produkte bereitzustellen, sondern Ihre Einkaufsprozesse ganzheitlich zu optimieren – von der technischen Anbindung über die Benutzerstruktur bis hin zur individuellen Sortiments- und Preisgestaltung.

Ob Sie den Einstieg in die elektronische Beschaffung planen oder bestehende eProcurement-Strukturen ausbauen möchten: Wir unterstützen Sie bei der Analyse, Umsetzung und laufenden Betreuung. Dabei profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung, einem breiten Produktsortiment und einer konsequent kundenorientierten Arbeitsweise.

Mit eProcurement von Caféstra reduzieren Sie manuelle Aufwände, erhöhen die Versorgungssicherheit und schaffen klare, nachvollziehbare Abläufe – digital, effizient und zukunftsfähig.

Dank unserer Erfahrung im Bereich eProcurement richten wir uns nach ihren Anforderungen und passen uns an ihrem Status Quo an. Sollte bei ihnen aus irgendwelchen Gründen eine volligitale Verarbeitung der Bestellung nicht möglich sein, finden wir eine Lösung. So können wir Bestellungen aus eMails oder Dateien wie PDFs mit unserer KI sicher auslesen und verabreiten. Auch die Übermittlung von Dokumenten wie Auftragsbestätigungen, Lieferavisen, eRechnungen oder Sendungsnummern ist über viele Wege möglich - ob per eMail, EDI oder ähnlichem. Einzig die Zustellung per Brieftaube bieten wir nicht an.

Unkomplizierte Beschaffung von C-Teilen wie Kaffee, Tee oder Milch für ihre Büroküchen in Deutschland udn der EU! Cafestra.com verringert mit Ihnen die Prozesskosten in der Beschaffung indirekter Bedarfe für die Teeküche und bringt Ihr eProcurement  auf die nächste Stufe. Anbindung an ihr ERP und eProcurment-System direkt via Punchout, OCI, cXML oder indirekt über eine der bekannten eProcurment-Plattformen wie Unite, Meplat, Jaggaer, Ariba, Coupa, Onventis, simplesystems, Wucato, Mirakl, Amazon B2B, Conrad oder eine andere. Wir kennen uns damit aus und auch mit EDI, eClass, UNSPSC, ETIM oder Purchase Order. 

Nehmen sie Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns auf Ihre Fragen.